KI-Richtlinie für Immobilienunternehmen: Vorlage mit zehn Bausteinen und Musterregeln.

Nein, ein Gesetz schreibt keine KI-Richtlinie vor. Die KI-Verordnung verlangt aber Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz (Art. 4), und die DSGVO verlangt, dass ein Unternehmen den Umgang mit personenbezogenen Daten nachweisen kann (Art. 5 Abs. 2 DSGVO). Eine schriftliche KI-Richtlinie ist der übliche Weg, beides nachvollziehbar zu machen (Rechtsstand Oktober 2026).

Nein, die KI-Verordnung schreibt für Unternehmen, die KI nutzen, keinen KI-Beauftragten vor (Rechtsstand Oktober 2026). Sinnvoll ist trotzdem eine benannte Person, die die Richtlinie pflegt, Fragen beantwortet und neue Werkzeuge prüft. In kleinen Büros übernimmt das oft die Geschäftsführung selbst.

Drei Ebenen sind zu unterscheiden: die EU-KI-Verordnung als Gesetz, Normen wie ISO/IEC 42001 für ein KI-Managementsystem und die interne KI-Richtlinie des einzelnen Unternehmens. Für die meisten Immobilienunternehmen genügt eine kurze interne Richtlinie, die sich an Gesetz und Datenschutz ausrichtet.

Mindestens fünf Punkte: welche KI-Werkzeuge mit welchem Konto erlaubt sind, welche Daten hinein dürfen und welche nie, wer Ergebnisse vor der Verwendung prüft, wer für die Richtlinie zuständig ist und wie Mitarbeitende geschult werden. Die Vorlage auf dieser Seite enthält zehn Bausteine.

Ja. Die Musterregeln auf dieser Seite dürfen frei übernommen und angepasst werden. Sie sind ein Arbeitsentwurf ohne Gewähr und ersetzen nicht die Prüfung durch den Datenschutzbeauftragten oder einen Rechtsberater.

Wo ein Betriebsrat besteht, ist er über die Planung von KI-Anwendungen zu unterrichten (§ 90 BetrVG) und bei technischen Einrichtungen, die Verhalten oder Leistung überwachen können, mitbestimmungsberechtigt (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Ob das für ein Werkzeug gilt, hängt vom Einsatz ab. Frühe Beteiligung erspart spätere Verzögerungen.

Für Firmendaten nicht. Private Konten haben in der Regel keinen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und je nach Anbieter und Einstellung können Eingaben zum Training verwendet werden. Die Richtlinie legt deshalb fest, dass für Arbeit mit Kunden-, Eigentümer- oder Mieterdaten nur freigegebene Firmenkonten genutzt werden.

Die Richtlinie nennt konkrete Werkzeuge mit Kontoart, etwa ChatGPT, Claude oder Microsoft 365 Copilot im Firmentarif. Welches Werkzeug passt, hängt von den Abläufen und der vorhandenen Software ab. Kopp AI arbeitet modellunabhängig und empfiehlt kein bestimmtes Produkt.

Für interne Entwürfe nicht. Die Kennzeichnungspflichten der KI-Verordnung (Art. 50) betreffen unter anderem Chatbots im Kundenkontakt und täuschend echt wirkende Bilder. Bei Bildern, die reale Räume verändert zeigen, etwa virtuell möblierte Wohnungen, sollte die Richtlinie einen sichtbaren Hinweis vorschreiben (Rechtsstand Oktober 2026).

Mindestens einmal im Jahr und immer dann, wenn ein neues Werkzeug eingeführt wird, ein Anbieter seine Bedingungen ändert oder sich die Rechtslage ändert. Die zuständige Person führt dazu eine kurze Änderungsliste.

Sie sollte gelten, wenn Dienstleister mit Daten des Unternehmens arbeiten, etwa Texter, Fotografen oder Verwaltungsdienstleister. Die Richtlinie oder der jeweilige Vertrag regelt dann, ob und mit welchen KI-Werkzeugen diese Daten verarbeitet werden dürfen.

Ja, in kurzer Form. Schon zwei Seiten mit erlaubten Werkzeugen, Datenregeln und Prüfpunkten verhindern, dass Kundendaten in private Konten wandern. Der Aufwand liegt bei wenigen Stunden, wenn eine Vorlage verwendet wird.

Die Richtlinie ist eine Arbeitsanweisung. Verstöße werden wie andere Verstöße gegen Arbeitsanweisungen behandelt. Wichtiger als Sanktionen ist ein klarer Meldeweg: Wer versehentlich falsche Daten eingegeben hat, meldet das sofort, damit der Datenschutzbeauftragte prüfen kann, ob eine Meldepflicht besteht.

So kurz, dass sie gelesen wird. Zwei bis fünf Seiten reichen für die meisten Immobilienunternehmen. Details wie die Datenklassen oder die Liste freigegebener Werkzeuge stehen besser in einer Anlage, die ohne neue Inkraftsetzung gepflegt werden kann.

Kopp AI, die KI-Beratung der Kopp Real Estate GmbH, nimmt die Abläufe auf, entwirft die Richtlinie mit Datenklassen und Prüfpunkten passend zu den Vorgängen und schult das Team an eigenen Fällen. Die rechtliche Prüfung und die Inkraftsetzung bleiben beim Unternehmen.

Nein. Kopp AI ordnet Abläufe, Regeln und Prüfpunkte und bereitet Unterlagen vor. Die rechtliche Bewertung bleibt beim Unternehmen, seinem Datenschutzbeauftragten und seinen Rechtsberatern.